Thứ Bảy, Tháng Chín 25, 2021

Liên hệ đặt quảng cáo 0981481368

HomeNghệ thuật sốngMẹo vặtCập nhật ngay 10 phần mềm siêu hot quản lý công việc...

Cập nhật ngay 10 phần mềm siêu hot quản lý công việc dễ dàng hiệu quả

Bạn đang gặp phải tình trạng công việc chồng chéo khó kiểm soát, hàng ngày phải chạy đua với thời gian mới có thể xong kịp rất nhiều việc? Đừng lo! Hãy cập nhật cho mình những ứng dụng sắp xếp và quản lý mớ hỗn độn đấy về laptop và điện thoại. Cùng Web Gia Đình tìm hiểu những phần mềm quản lý công việc siêu hot hiện nay nhé!

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ được sử dụng để lập kế hoạch những việc cần làm, triển khai những việc đó, phân bổ chúng, chỉ định nhân sự tham gia, và quản lý các sự thay đổi trong công việc.

Lợi ích khi dùng các phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc thực sự là cánh tay đắc lực của chúng ta bởi sự tiện lợi và rất nhiều hữu ích!

Sắp xếp và kiểm soát công việc cá nhân hiệu quả

Một phần mềm quản lý công việc có thể được áp dụng để kiểm soát và lên lịch trình cho các công việc cá nhân. Hầu hết các phần mềm hiện nay đều được tích hợp tính năng lập kế hoạch, xem lịch và đặt lịch. Vì vậy bạn có thể sắp xếp việc cần làm cũng như đặt ngày giờ cụ thể để dễ dàng quản lý công việc của mình

Tăng thêm tính chuyên nghiệp

Sự chuyên nghiệp, bài bản trong mỗi một tổ chức cho dù là công ty hay nhóm học tập là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định đến năng suất làm việc của các thành viên. Bởi khi mọi thứ được quản lý một cách có hệ thống thì chắc chắn sẽ diễn ra suôn sẻ và trôi chảy hơn.

Giúp quản lý các thành viên trong nhóm

Những phần mềm quản lý công việc giúp leader quản lý thành viên của mình thật dễ dàng. Bạn hoàn toàn có thể dùng phần mềm quản lý công việc cho dù ở vị trí cao bởi tính đa nhiệm của chúng. Phần mềm sẽ thay bạn theo dõi tiến độ làm việc, giờ giấc làm việc của nhân viên, của thành viên trong nhóm.

Chức năng quản ;ý thành viên tuyệt vời của các phần mềm!
Chức năng quản ;ý thành viên tuyệt vời của các phần mềm!

Trong quá trình lên kế hoạch, bạn cần liệt kê, phân loại và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Khi đó bạn mới cung cấp đủ dữ liệu đầu vào cho ứng dụng. Các thông tin như nội dung, nguồn tham khảo, thời gian hoàn thành cần được bạn chuẩn bị trước khi nhập vào app. Đây là giai đoạn bạn buộc phải tự thực hiện và hình thành kỹ năng.

Nhắc nhở thực hiện công việc hàng ngày

Tần suất nhắc nhở công việc tác động trực tiếp tới tâm lý làm việc. Nhắc nhở thường xuyên dễ khiến cho bản thân cũng như người khác cảm thấy áp lực và khó chịu. Hơn nữa, nhiều trường hợp bản thân nhiều việc mà quên mất phần việc nào đó thì phần mềm quản lý công việc cá nhân hàng ngày sẽ phát huy hiệu quả trong việc nhắc nhở.

Ngoài ra, việc nhắc nhở tự động cũng tránh ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý khi làm việc như cảm giác thiếu tin tưởng, gặp áp lực hay mất đoàn kết.

Đánh giá công việc đã làm trong phần mềm

Bản thân người thực hiện có thể tự đưa ra đánh giá dựa trên những tiêu chí được gợi ý sẵn. Từ đó, phần đánh giá hiệu quả có thể được lượng hoá để dễ theo dõi. Ngoài việc nhìn lại và rút kinh nghiệm cho những nhiệm vụ khác, việc lượng hoá đánh giá sẽ giúp bản thân người đó xem lại được cả quá trình làm việc.

Tiết kiệm thời gian

Dùng các phần mềm sắp xếp và quản lý công việc thật sự rất tiện lợi. Bạn có thể đưa tất tần tật công việc của mình vào trong một ứng dụng mà không cần mất công ghi nhớ quá nhiều. Bạn sẽ hạn chế một đống tài liệu hay mà mò ghi chép bằng tay rồi lại quên mất mình để ở đâu. Khi cần, chỉ cần mở phần mềm ra kiểm tra, bạn không phải mất công tìm kiếm.

Bên cạnh đó, sự đa nhiệm của các phần mềm này cho phép chúng ta có thể thực hiện nhiều thao tác cùng lúc. Khi đó bạn không phải cồng kềnh xử lý từng việc mất thời gian. Với những lợi ích ở trên thì chúng ta có thể tiết kiệm khối thời gian cho việc nhắc nhở, mô tả công việc cho nhóm chẳng hạn,…

Truy cập dữ liệu nhanh chóng

Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn kết nối với tất cả những dữ liệu ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối internet. Trong trường hợp bạn chưa hoàn thành công việc tại văn phòng, bạn có thể về nhà, hay đến quán cafe để làm việc mà không sợ quên mang theo tài liệu bên người.

Phần mềm quản lý và làm việc theo nhóm

Dưới đây là top những phần mềm quản lý công việc theo nhóm hiệu quả!

1. Trello

Trello là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái của công việc.

Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, đội nhóm có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.

Giao diện của Trello
Giao diện của Trello!

Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.

Bên cạnh những ưu điểm thì Trello cũng có một số nhược điểm như: Không có tính năng chat nhóm, Không phân cấp thành viên quản trị, Không có báo cáo công việc, Không hiệu quả khi quản lý thời gian…

Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác và chênh lệch chi phí lớn, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 – 10 người với đặc thù công việc theo dạng tuần tự. Cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.

2. Vtranet

Vtranet cung cấp một phần mềm với đầy đủ các tính năng quản lý các hoạt động của doanh nghiệp. Áp dụng phần mềm Vtranet vào quy trình quản lý công việc sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được thời gian. Bạn cũng có thể tra cứu và thống kê dễ dàng, tối ưu hơn. Giờ đây, bạn có thể giao việc, theo dõi, kiểm tra tiến độ nhanh chóng tại một thời điểm bất kỳ.

Ưu điểm:

  • Hoạt động trên nền tảng web.
  • Làm việc từ xa mọi lúc – mọi nơi.
  • Giao điện đơn giản, dễ sử dụng cho mọi doanh nghiệp.
  • Cung cấp đầy đủ tính năng cho phép người dùng quản lý, tạo lập công việc.
  • Lên lịch công việc, lưu lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc
  • Thống kê hiệu suất làm việc.

Xem thêm: 10 thiết bị công nghệ đáng mua nhất hiện nay!

3. Cloudoffice

Cloudoffice là phần mềm hỗ trợ bạn quản lý các văn bản, tài liệu và điều hành công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Phần mềm quản lý trực tuyến này sẽ được phân chia ra bao gồm các phân hệ chính như văn bản, công việc, tài liệu, tiện ích, quản trị và cá nhân. Ở mỗi phân hệ, phần mềm Cloudoffice sẽ hỗ trợ bạn các công cụ quản lý tương ứng.

Sử dụng Cloudoffice theo dõi tiến độ từ xa thông qua các thiết bị điện tử có kết nối mạng internet. Việc trao đổi, chia sẻ các tài liệu, thông tin công việc với đồng nghiệp hoặc các thành viên trong nhóm cũng trở nên dễ dàng hơn.

Ưu điểm Cloudoffice mang lại:

  • Hoạt động đa nền tảng: Android, iOS, Windows, macOS.
  • Hỗ trợ quản lý tất cả các nghiệp vụ văn phòng
  • Thiết kế phù hợp nhiều tính chất công việc.

4. Izwork

Izwork là một công cụ giúp bạn quản lý tiến độ dự án và làm việc nhóm một cách tiện lợi. Với giao diện dễ dùng, bố trí một cách trực quan, phần mềm quản lý công việc trực tuyến này cho phép bạn tạo lập các việc cần làm, phân công nhiệm vụ chỉ bằng vài thao tác đơn giản.

Giao diện của IZwork
Giao diện của Izwork!

Ngoài ra, Izwork còn hỗ trợ tự động sắp xếp công việc thông minh, cập nhật tình trạng công việc liên tục, chia sẻ các file online an toàn và không giới hạn dung lượng.

Ưu điểm của Izwork:

  • Hoạt động đa nền tảng web
  • Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
  • Tạo công việc và phân công nhanh chóng.
  • Nhận báo cáo công việc nhanh chóng.
  • File tài liệu dự án được chia sẻ online cho mọi người tham gia, đảm bảo an toàn riêng tư và bảo mật.
  • Liệt kê danh sách công việc theo dạng bảng trực quan, thuận tiện người dùng.

5. Wrike

Nếu bạn muốn cần tìm một phần mềm nào đó mà bạn có thể thiết lập trong một thời gian ngắn, vậy Wirke có thể sẽ rất phù hợp với bạn.

Wrike giúp bạn dễ dàng quản lý công việc, dự án mạnh mẽ. Đây sẽ là một giải pháp tuyệt vời cho những công ty quy mô nhỏ hoặc các dự án không có nhiều kinh phí.

Ưu điểm:

  • Đầy đủ các tính năng như: tạo công việc, giao việc, bình luận, tag tên, liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án khác nhau
  • Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái dự án
  • Báo cáo tiến độ công việc theo thời gian thực

6. Jira Software

Jira Software là phần mềm cho phép quản lý dự án nhanh được phát triển bởi Atlassian. Cách hoạt động của JIRA được thiết dựa vào trọng tâm là kết quả công việc, có thể sử dụng ngay và linh hoạt khi sử dụng trong mọi hoạt động.

Ưu điểm:

  • Lập kế hoạch và theo dõi tình trạng công việc.
  • Cung cấp nhiều báo cáo thống kê chi tiết với rất nhiều kiểm biểu đồ khác.
  • Xây dựng quy trình làm việc phù hợp với mỗi yêu cầu của từng dự án khác nhau.
  • Dễ dàng tích hợp, đồng bộ với các hệ thống khác như: Email, Excel,…

7. MyXTeam

MyXTeam là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc nhóm một cách đơn giản. Nó giúp loại bỏ bớt các thao tác thủ công và theo dõi hiệu quả làm việc tốt hơn.

Ưu điểm vượt trội của MyXTeam:

  • Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: Mỗi đầu việc có thông tin người phụ trách, ngày bắt đầu và kết thúc. MyXTeam hỗ trợ giao diện lọc danh sách công việc theo từng thành viên. Nó xem đâu là công việc đã hoàn thành trước deadline, sau deadline, chưa hoàn thành,…
  • Cộng tác: Các thành viên có thể cùng lúc trao đổi thông qua ô bình luận tương ứng với mỗi công việc hoặc có thể chat nhóm, chat riêng lẻ thông qua tính năng chat tích hợp.
  • Báo cáo: MyXTeam hiển thị tiến độ công việc chung và tiến độ của từng nhân viên. Các trạng thái công việc (cần làm, quá hạn, đã hoàn thành,…) được chia tỷ lệ và phân loại màu sắc dễ hiểu.
  • Phân quyền: Chủ tài khoản sau khi tạo các phòng ban (team) thì có thể cấp quyền cho một số người lên làm admin phụ trách team đó. Chỉ người được cấp quyền mới có thể chỉnh sửa, thay đổi, cũng như xoá kế hoạch của team.
  • Chi phí: MyXTeam có gói miễn phí cho cá nhân hoặc phòng ban dưới 5 nhân sự. Nếu muốn sử dụng cho quy mô lớn hơn, bạn có thể chọn các gói trả phí. Tuy nhiên mức phí của phần mềm này được đánh giá là thấp so với các phần mềm quản lý phòng ban nói chung.

Phần mềm quản lý MyXTeam phù hợp với các phòng ban, đội nhóm có nhu cầu quản lý công việc ở mức độ đơn giản.

Phần mềm quản lý công việc cá nhân tốt nhất hiện nay

1. Notion

Notion là ứng dụng ghi chép, cho phép người dùng lên kế hoạch, ghi chú, tổ chức cuộc sống. Phần mềm quản lý công việc này được xem như là bộ não thứ hai của người bận rộn. Điểm đặc biệt là tất tần tật mọi thứ đều có thể lưu trữ vào trong một không gian.

Giao diện đẹp mắt của phần mềm quản lý công việc Notion!
Giao diện đẹp mắt của phần mềm quản lý công việc Notion!

Notion đã trở nên khá nổi hiện nay vì những chức năng thông minh và sự linh hoạt của nó. Bạn có thể tạo todolist, lưu vội công thức nấu ăn, hay quản lí dự án,…

Ưu điểm của Noition:

  • Giao diện đẹp, tối giản
  • Đồng bộ nhanh, nhiều nền tảng:
    Notion hoạt động trên cả 3 nền tảng Android, Windows, iOS và đồng bộ (sync) thông tin ngay lập tức.
  • Sự tùy biến đa dạng
    Mỗi người sẽ có phong cách làm việc và học tập riêng. Notion cho phép bạn tự sáng tạo không gian làm việc của riêng mình. Bạn có thể thêm icon, màu sắc, và tạo ra một hệ thống phù hợp với nhu cầu bản thân.
  • Tìm thông tin nhanh chóng
    Việc tìm kiếm thông tin mình cần trong hàng triệu con chữ là rất cần thiết. Notion có chức năng Tìm kiếm nhanh (Quick Find), rất tiện cho việc tìm thông tin bạn cần.
    Ngoài ra bạn cũng có thể đính kèm thêm PDF, video, audio… rất tiện cho việc ôn tập, ghi chép.
  • Tùy chỉnh văn bản:
    Notion cho phép bạn tùy chỉnh văn bản với những chức năng cơ bản. Bạn có thể tô đen chữ, rồi chọn in nghiêng, in đậm, highlight, đổi màu… Rất tiện cho ghi chép công việc và học tập.

Ngoài ra Notion cũng hỗ trợ làm việc nhóm. Nếu nhóm dưới 5 người thì không cần trả phí.

2. Todolist

Là phần mềm nhắc việc với giao diện tương đối đơn giản. Nhưng Todoist vấn sở hữu những tính năng vô cùng mạnh mẽ, được đánh giá cao.

Ưu điểm tuyệt vời Todolist mang lại:

  • Là ứng dụng xử lý việc sắp xếp công việc vô cùng mạnh mẽ. Có thể đồng thời phân loại tác vụ theo deadline, tag, dự án nhanh trong khi bạn đang nhập dữ liệu mới. Về khía cạnh này, khó có ứng dụng nào có thể đánh bại Todoist.
  • Hỗ trợ người dùng dễ dàng tinh chỉnh ứng dụng với luồng công việc cá nhân nhờ các tính năng mạnh mẽ và linh hoạt như: nhóm dự án, gắn nhãn công việc hay đánh dấu mức độ quan trọng.
  • Dễ dàng khởi tạo công việc trên ứng dụng mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có internet. Với việc được cung cấp trên đa nền tảng từ máy tính đến điện thoại, khả năng truy cập và sử dụng Todoist được đánh giá là vô cùng linh hoạt.
  • Hỗ trợ tích hợp với 2 trợ lý ảo nổi tiếng trên điện thoại là Siri và Alexa.
  • Có bản sử dụng miễn phí với những tính năng giới hạn.

Tuy nhiên thì bản sử dụng miễn phí thực sự không có nhiều tính năng xuất sắc. Để sử dụng Todoist thực sự hiệu quả, người dùng sẽ cần phải chi trả cho phiên bản Premium có giá $3/người dùng/tháng hoặc Business có giá $5/người dùng/tháng.

3. Apple Reminder

Ứng dụng Apple Reminder của Apple hứa hẹn giúp bạn quản lý danh sách các tác vụ, subtask hay file đính kèm một cách hiệu quả.

Ưu điểm của Apple Reminder:

  • Được cài đặt sẵn cho các thiết bị thuộc hệ sinh thái của Apple và không hề phát sinh bất cứ chi phí nào khi sử dụng.
  • Có khả năng khởi thông báo cho các công việc tùy thuộc vào địa điểm diễn ra. Đây là một tính năng độc đáo chỉ có Apple Reminder có.
  • Được hỗ trợ bởi trợ lý ảo Siri, giúp người dùng thao tác nhanh gọn chỉ bằng giọng nói.
  • Tương thích và tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng thuộc hệ sinh thái Apple.
  • Lưu trữ dữ liệu hoàn toàn trên iCloud mà không cần khởi tạo tài khoản mới.
  • Người dùng có thể thiết lập các địa điểm diễn ra hoạt động, Reminder sẽ định vị chính xác địa điểm và thông báo tới người dùng khi đến nơi.

Làm sao để lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp

Trong vô vàn những phần mềm quản lý công việc được review hiện nay thì chắc hẳn nhiều người sẽ đắn đo không biết lựa chọn phần mềm nào cho phù hợp.

Xác định nhu cầu của bản thân

Bạn quản lý công việc nhóm hay cá nhân? Đây là tiêu chí đầu tiên cần xem xét vì các phần mềm đều có những tính năng và mục đích chủ yếu của nó là khác nhau.

Những tiêu chí giúp bạn lựa chọn phần mềm nào phù hợp

Độ phổ biến không phải là tiêu chí duy nhất để lựa chọn một phần mềm quản lý công việc. Có nhiều tiêu chí khác bạn cần chú tâm tới, thậm chí đặt cho chúng trọng số nặng hơn. Ví dụ như tính năng của phần mềm (chiếm 40%), có dễ sử dụng hay không (24%), chi phí bỏ ra và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp (đều chiếm 9%),…

Đây những tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc:

Tính năng cộng tác

Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng.

Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email,…

Tính dễ sử dụng

Nhiều phần mềm quản lý có khả năng phân nhỏ dữ liệu và quản lý rất chặt chẽ từng hành động của nhân viên. Tuy nhiên, giao diện lại khó sử dụng với nhiều thuật ngữ chuyên ngành nên chỉ phù hợp với một số lĩnh vực đặc thù nhất định.

Một số phần mềm khác chỉ có bản tiếng Anh chứ chưa phát triển ngôn ngữ tiếng Việt, gây cản trở tới hiệu quả sử dụng của nhân viên.

Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái

Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc. Đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực.

Tính năng báo cáo

Nếu lựa chọn phần mềm làm việc nhóm thì cần xem xét tiêu chí này. Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên. Dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Tính năng phân quyền sử dụng

Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp. Đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỷ luật trong tổ chức.

Về chi phí sử dụng

Không phải phần mềm nào giá càng cao thì giá trị sử dụng và chức năng của chúng càng tốt. Vậy nên bạn cần xem xét và so sánh giữa chi phí và giá trị sử dụng của chúng. Nếu sử dụng để quản lý công việc cá nhân hoặc làm việc nhóm khoảng 5 – 7 người thì bạn nên sử dụng bản miễn phí của các phần mềm.

Lời kết

Làm sao để quản lý công việc dễ dàng và hiệu quả, bạn đã có câu trả lời cho mình chưa? Hy vọng bạn đã có sự lựa chọn riêng cho mình và hãy bắt đầu ngay với một trong những ứng dụng siêu hot phía trên nhé! Xin chân thành bạn đã quan tâm, đừng quên thoi dõi những kiến thức thú vị và bổ ích trên Web Gia Đình bạn nhé!

 

Nghệ thuật sốnghttps://webgiadinh.vn/nghe-thuat-song/
Webgiadinh.vn - Kho tàng kiến thức, giúp mọi người học hỏi kiến thức, kinh nghiệm, kĩ năng cần thiết trong cuộc sống, gia đình. Webgiadinh.vn mang sứ mệnh nâng cao giá trị cuộc sống!

Web Gia Đình có tạo 1 group cộng đồng chia sẻ tâm sự, kinh nghiệm, kiến thức, kĩ năng và các vấn đề trong cuộc sống thường ngày. Mời bạn tham gia trao đổi kinh nghiệm, đặt câu hỏi để được mọi người cùng giải đáp tại Group:
Tâm Sự Cuộc Sống Gia Đình - Webgiadinh.vn

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT MỚI NHẤT